کدینگ حسابداری یعنی فهرست شمارهگذاریشده همه حسابهایی که یک کسبوکار در دفاترش استفاده میکند؛ از گروه و کل تا معین و تفصیلی. سرفصل حسابها اسکلت دفتر کل است و تعیین میکند تراز آزمایشی و صورتهای مالی شما چه چیزی را میتوانند نشان دهند.
در این راهنما ساختار درختی سرفصلها، کدینگ استاندارد ایران و مقایسه آن با IFRS، US GAAP و طبقهبندی اروپایی، تفاوت حساب گروه و حساب قابل ثبت، اهمیت «طبقه» حساب، حسابهای کاهنده، جایگزینی حسابهای تفصیلی با طرف حساب و مرکز هزینه و پروژه، و انتقال کدینگ به سال مالی جدید را توضیح میدهیم.
سرفصل حسابها چیست؟
سرفصل حسابها فهرست کامل و کدگذاریشده حسابهایی است که هر سطر سند حسابداری دقیقاً به یکی از آنها اشاره میکند. هر حساب دستکم چهار ویژگی دارد:
- کد: عددی که جایگاه حساب را در درخت مشخص میکند، مثل ۱۱۰۳.
- عنوان: مثلاً «بانک، حساب جاری اصلی».
- ماهیت: دارایی، بدهی، حقوق مالکانه، درآمد یا هزینه. ماهیت، مانده طبیعی را تعیین میکند؛ دارایی و هزینه مانده بدهکار دارند و بدهی، حقوق مالکانه و درآمد مانده بستانکار.
- حساب والد: حسابی که این حساب زیرمجموعه آن است.
کدینگ خود دفتر نیست، چارچوبی است که دفتر روی آن ساخته میشود. به همین دلیل تغییرش در میانه سال دردسر دارد و انتخاب درست در روز اول ارزشمند است. اگر با ثبت دوطرفه تازه آشنا شدهاید، راهنمای صدور سند حسابداری و تراز آزمایشی نقطه شروع خوبی است.
کدینگ گروه، کل، معین و تفصیلی
کدینگ حسابداری در ایران چهار سطح دارد: گروه (یک رقم)، کل (دو رقم)، معین (چهار رقم) و تفصیلی. گروهها ترتیب صورتهای مالی را دنبال میکنند و هر سطح پایینتر جزئیات بیشتری میدهد.
| سطح | کد | عنوان | قابل ثبت؟ |
|---|---|---|---|
| گروه | ۱ | داراییهای جاری | خیر |
| کل | ۱۱ | موجودی نقد | خیر |
| معین | ۱۱۰۱ | موجودی صندوق | بله |
| معین | ۱۱۰۳ | بانک، حساب جاری اصلی | بله |
| معین | ۱۱۰۶ | بانک، حساب ارزی | بله |
| تفصیلی | (طرف حساب، مرکز هزینه، پروژه) | مثلاً «بانک ملت شعبه ونک» یا «فروشگاه نیما» | روی سطر سند |
گروههای کدینگ استاندارد ایران
در قالب استانداردهای حسابداری ایران در Ledgeriano گروهها اینگونهاند:
| گروه | عنوان | نمونه حساب معین |
|---|---|---|
| ۱ | داراییهای جاری | ۱۱۰۳ بانک، ۱۳۰۱ حسابهای دریافتنی تجاری، ۱۳۰۲ اسناد دریافتنی (چکهای دریافتنی)، ۱۵۰۴ کالای خریداریشده برای فروش |
| ۲ | داراییهای غیرجاری | ۲۱۰۲ ساختمان، ۲۲۰۱ استهلاک انباشته ساختمان |
| ۳ | بدهیهای جاری | ۳۱۰۱ حسابهای پرداختنی تجاری، ۳۲۰۵ مالیات و عوارض ارزش افزوده فروش |
| ۴ | بدهیهای غیرجاری | ذخیره مزایای پایان خدمت کارکنان، تسهیلات بلندمدت |
| ۵ | حقوق مالکانه | ۵۱۰۱ سرمایه ثبتشده، ۵۳۰۱ سود (زیان) انباشته، ۵۴۰۱ تراز افتتاحیه، ۵۴۰۲ خلاصه سود و زیان |
| ۶ | درآمدها | ۶۱۰۱ فروش کالا |
| ۷ | بهای تمامشده | ۷۱۰۱ بهای تمامشده کالای فروشرفته |
| ۸ | هزینهها | ۸۱۰۱ حقوق و دستمزد، ۸۲۰۱ هزینه اجاره، ۸۴۰۱ هزینه استهلاک |
| ۹ | سایر درآمدها و هزینهها | ۹۱۰۴ سود (زیان) تسعیر ارز |
کد ۱۱۰۳ را اینطور بخوانید: گروه ۱ (دارایی جاری)، کل ۱۱ (موجودی نقد)، معین ۰۳ (بانک جاری اصلی).
حساب گروه و حساب قابل ثبت
فقط برگهای درخت سند میخورند و حسابهای بالاتر فقط جمع زیرمجموعهها را نشان میدهند. در Ledgeriano حسابی که زیرمجموعه پیدا کند خودکار به حساب گروه تبدیل میشود. دو قاعده از تاریخچه دفاتر محافظت میکند:
- زیر حسابی که گردش دارد نمیتوان زیرحساب ساخت، چون مانده قبلی آن بیپشتوانه تقسیم میشود.
- ماهیت حسابِ دارای گردش قابل تغییر نیست و حسابِ دارای گردش، زیرمجموعه یا نقش سیستمی حذف نمیشود. بهجای حذف، آن را غیرفعال کنید.
تراز آزمایشی را میتوانید در هر سطح ببینید؛ از خلاصه یکصفحهای در سطح گروه تا فهرست کامل معینها.
کدینگ استاندارد در IFRS، US GAAP و اروپا
شمارهگذاری حسابها قرارداد است، نه قانون، اما تقریباً همه جا رقم اول طبقه اصلی را نشان میدهد. شناخت این الگوها برای شرکتهایی که با شعبه یا شریک خارجی کار میکنند مفید است.
- IFRS: خود استاندارد کدینگ منتشر نمیکند. قالب IFRS در Ledgeriano هشت طبقه دارد: ۱ داراییها، ۲ بدهیها، ۳ حقوق مالکانه، ۴ درآمد، ۵ بهای تمامشده، ۶ هزینههای عملیاتی، ۷ سایر درآمدها و هزینهها و اقلام مالی، ۸ مالیات بر درآمد. نمونهها: ۱۱۰۳ بانک، ۱۱۱۱ دریافتنی تجاری، ۳۲۰۱ سود انباشته، ۷۱۰۳ سود و زیان تسعیر ارز.
- US GAAP: کدهای چهاررقمی در بلوکهای هزارتایی؛ ۱۰۰۰ تا ۱۹۹۹ دارایی، ۲۰۰۰ها بدهی، ۳۰۰۰ها حقوق صاحبان سهام، ۴۰۰۰ها درآمد و تا ۹۰۰۰ها مالیات. مثلاً ۱۰۰۰ صندوق، ۱۱۰۰ حسابهای دریافتنی، ۳۱۰۰ سود انباشته. کدها با گام ده جلو میروند تا جای حساب جدید بماند.
- اروپا (PCG فرانسه): طبقهبندی بر اساس ماهیت؛ طبقه ۱ حقوق مالکانه و بدهی بلندمدت، ۲ دارایی ثابت، ۳ موجودیها، ۴ اشخاص ثالث، ۵ حسابهای مالی، ۶ هزینهها و ۷ درآمدها. کدهای معروفش ۴۰۱ تأمینکنندگان، ۴۱۱ مشتریان، ۵۱۲ بانک و ۷۰۷ فروش کالاست.
طبقه حساب و نقش آن در صورتهای مالی
طبقه به نرمافزار میگوید هر حساب در گزارشها چه معنایی دارد، مستقل از کدش. کد برای پیدا کردن حساب به کار انسان میآید؛ طبقه به سیستم امکان میدهد ترازنامه، سود و زیان و جریان وجوه نقد را بدون نگاشت دستی بسازد.
| ماهیت | طبقهها |
|---|---|
| دارایی | موجودی نقد، دریافتنیها، موجودی کالا، پیشپرداختها، سایر داراییهای جاری، دارایی ثابت مشهود، استهلاک انباشته، دارایی نامشهود، استهلاک انباشته نامشهود، سرمایهگذاریها، حق استفاده، دارایی مالیات انتقالی، سایر داراییهای غیرجاری |
| بدهی | پرداختنیها، هزینههای تعهدی، مالیات پرداختنی، بدهی کوتاهمدت، درآمد انتقالی، سایر بدهیهای جاری، بدهی بلندمدت، بدهی اجاره، بدهی مالیات انتقالی، ذخایر، سایر بدهیهای غیرجاری |
| حقوق مالکانه | سرمایه، صرف سهام، اندوختهها، سود انباشته، سهام خزانه، برداشت مالک، سایر اقلام |
| درآمد | درآمد عملیاتی، برگشت از فروش، سایر درآمدها، درآمد مالی |
| هزینه | بهای تمامشده، هزینه فروش، هزینه اداری، هزینه استهلاک، سایر هزینههای عملیاتی، هزینه مالی، سایر هزینهها، مالیات بر درآمد |
هر طبقه سه چیز را همزمان مشخص میکند: جاری یا غیرجاری بودن، ردیف گزارش و بخش صورت جریان وجوه نقد. دریافتنیها جاریاند و در سرمایه در گردش فعالیت عملیاتی مینشینند؛ دارایی ثابت در فعالیت سرمایهگذاری و تسهیلات بلندمدت در تأمین مالی.
اگر طبقه درست باشد، کد تقریباً اهمیتی ندارد. اما حساب بانکی جدیدی که در طبقه «سایر داراییهای جاری» بماند، صورت جریان وجوه نقد را از تطبیق میاندازد، چون گردشش بهجای نقد، سرمایه در گردش حساب میشود.
در راهنمای تهیه صورتهای مالی میبینید این طبقهها چطور به ردیف گزارش تبدیل میشوند.
حسابهای کاهنده (Contra)
حساب کاهنده زیر یک حساب اصلی قرار میگیرد اما مانده مخالف دارد و آن را کم میکند. نمونه آشنا استهلاک انباشته است: در گروه داراییها قرار دارد اما مانده بستانکار دارد، و بهای تمامشده ساختمان منهای استهلاک انباشته، مبلغ دفتری را میدهد.
- ۲۲۰۱ استهلاک انباشته ساختمان (کدینگ ایران) با مانده بستانکار
- ذخیره مطالبات مشکوکالوصول، کاهنده دریافتنیها
- برگشت از فروش و تخفیفات (گروه ۶۲)، کاهنده فروش
- سود سهام مصوب و برداشت مالک، کاهنده حقوق مالکانه
در Ledgeriano با علامت زدن «کاهنده»، مانده طبیعی حساب خودکار برعکس میشود و مانده بستانکار استهلاک انباشته بهعنوان کاهش دارایی نمایش داده میشود، نه خطا.
تفصیلیها: طرف حساب، مرکز هزینه و پروژه
بهترین کدینگ کوتاه است. بهجای ساختن یک معین برای هر مشتری یا هر شعبه، یک حساب نگه دارید و سطر سند را با یک «بعد» برچسب بزنید. این همان کاری است که سطح تفصیلی در کدینگ ایرانی انجام میدهد و Ledgeriano سه نوع آن را دارد:
- طرف حساب (مشتری و تأمینکننده): یک حساب ۱۳۰۱ با طرف حساب روی هر سطر جای صدها معین را میگیرد. حسابهایی مثل دریافتنی و پرداختنی «الزام طرف حساب» دارند و سطر بدون آن ذخیره نمیشود. گزارش مانده طرف حسابها بدهی هر مشتری را نشان میدهد.
- مرکز هزینه (شعبه، واحد): هزینهها را با «شعبه تبریز» یا «واحد فروش» برچسب بزنید و صورت سود و زیان را بر اساس مرکز هزینه فیلتر کنید.
- پروژه (قرارداد، سفارش، کمپین): درآمد و هزینه هر پروژه را ببینید، بیآنکه کدینگ تکثیر شود.
| روش | تعداد حساب برای ۴۰۰ مشتری، ۶ شعبه و ۱۲ نوع هزینه | افزودن مشتری جدید |
|---|---|---|
| یک معین برای هر مشتری و هر هزینه شعبه | ۴۰۰ حساب دریافتنی + ۷۲ حساب هزینه | ساخت حساب جدید و کنترل کد |
| حساب + تفصیلی | ۱ حساب دریافتنی + ۱۲ حساب هزینه | ثبت یک طرف حساب |
تفصیلیها در Ledgeriano شناورند، یعنی یک مشتری میتواند هم روی دریافتنی تجاری بیاید، هم روی اسناد دریافتنی و هم روی پیشدریافتها.
حسابهای سیستمی: سود انباشته، خلاصه سود و زیان و تراز افتتاحیه
برخی حسابها «نقش سیستمی» دارند و Ledgeriano در ثبتهای خودکار از آنها استفاده میکند. این حسابها را قالب میسازد و قابل حذف نیستند.
| نقش | کد در قالب ایران | کاربرد |
|---|---|---|
| سود (زیان) انباشته | ۵۳۰۱ | دریافت سود یا زیان سال هنگام بستن حسابها |
| سود و زیان سال جاری | ۵۳۰۲ | حساب سود جاری در حقوق مالکانه |
| تراز افتتاحیه | ۵۴۰۱ | حساب واسط سند افتتاحیه و کدهای بیهمتا |
| خلاصه سود و زیان | ۵۴۰۲ | جمعآوری مانده درآمدها و هزینهها در سند اختتامیه |
| سود و زیان تسعیر ارز | ۹۱۰۴ | تفاوتهای نرخ ارز |
نقشهای دیگر حساب پیشفرض صندوق، بانک، دریافتنی، پرداختنی، فروش، بهای تمامشده، مالیات بر ارزش افزوده، حقوق، استهلاک و کارمزد بانکی را مشخص میکنند. فرایند بستن حسابها و صدور سند اختتامیه به نقش خلاصه سود و زیان و سود انباشته وابسته است؛ هنگام شخصیسازی قالب، آنها را حفظ کنید.
انتخاب قالب کدینگ مناسب
قالبی را انتخاب کنید که با استاندارد گزارشگری و کشور محل فعالیت شما میخواند و بعد آن را کوچک کنید، نه اینکه از صفر بسازید. در Ledgeriano قالب پیشفرض بر اساس استاندارد کسبوکار نصب میشود.
| قالب | ساختار کد | تعداد حساب | مناسب برای |
|---|---|---|---|
| استانداردهای حسابداری ایران | گروه، کل، معین (۱، ۱۱، ۱۱۰۱) | ۲۱۳ | شرکتهای ایرانی، با ارزش افزوده و اسناد دریافتنی و پرداختنی |
| IFRS عمومی | طبقه ۱ تا ۸، معین چهاررقمی | ۲۰۲ | شرکتهای تابع IFRS |
| US GAAP | ۱۰۰۰ تا ۹۹۹۹ | ۲۰۰ | گزارشگری به سبک آمریکا |
| اروپای قارهای (PCG) | طبقه ۱ تا ۷ بهعلاوه ۸ | ۲۴۸ | شرکتهای اروپایی و فرانسویزبان |
| کشورهای خلیج فارس با مالیات ارزش افزوده و زکات | ششرقمی (۱۱۰۱۰۱) | ۲۱۳ | امارات، عربستان و سایر کشورهای GCC |
| کسبوکار کوچک | چهاررقمی ساده | ۹۷ | فروشگاه و کسبوکار خرد |
تعداد شامل حسابهای گروه هم هست. همه قالبها عنوان فارسی و انگلیسی هر حساب را دارند، پس تیم دوزبانه یک دفتر مشترک میخواند. جزئیات بیشتر در صفحه استانداردها آمده است.
شخصیسازی بدون خراب کردن ساختار
- حساب جدید را داخل گروه موجود و با همان طول کد بسازید.
- بین کدها فاصله بگذارید تا حسابهای مرتبط کنار هم بمانند.
- شعبه و پروژه را در کد نگنجانید؛ برای آن مرکز هزینه و پروژه هست.
- پیش از اولین ثبت، طبقه حساب جدید را مشخص کنید.
انتقال کدینگ به سال مالی جدید
در Ledgeriano هر سال مالی نسخه مستقل خودش را از سرفصل حسابها دارد، پس میتوانید ساختار سال بعد را تغییر دهید بیآنکه سوابق سال قبل دست بخورد. هنگام ساخت سال جدید سه گزینه دارید: کپی کدینگ سال قبل (پیشفرض)، نصب یک قالب تازه یا شروع با کدینگ خالی.
با بستن سال، سال بعد خودکار با کدینگ کپیشده ساخته میشود و سند افتتاحیه بر اساس تطبیق کد حسابها صادر میشود. مانده حسابی که کدش در کدینگ جدید نباشد به حساب تراز افتتاحیه (۵۴۰۱) میرود تا چیزی گم نشود، اما باید بعداً آن را اصلاح کنید. پس تغییر کدها را پیش از بستن سال انجام دهید.
اشتباهات رایج در طراحی کدینگ حسابداری
- حسابهای بیش از حد: صدها معین برای مشتری و شعبه تراز آزمایشی را ناخوانا میکند؛ از تفصیلی استفاده کنید.
- طبقه اشتباه یا خالی: مبلغ در ردیف اشتباه صورتهای مالی مینشیند.
- ثبت روی حساب گروه: سند فقط روی معین قابل ثبت مینشیند.
- تغییر کد در میانه سال: ارقام مقایسهای را خراب میکند.
- حذف بهجای غیرفعال کردن: غیرفعالسازی ثبت جدید را میبندد و رد حسابرسی را نگه میدارد.
- یک کدینگ برای چند شرکت: هر شرکت کدینگ خودش را داشته باشد و گردشکارهای بینشرکتی با نگاشت حساب آنها را به هم وصل کند.
کدینگ شما زبان مشترک یکپارچهسازیها هم هست؛ در مستندات API میبینید اسناد با کد حساب ارسال میشوند، پس ثبات کدها اهمیت دارد. تعریف اصطلاحاتی مثل مانده طبیعی و حساب کاهنده را هم در واژهنامه حسابداری ببینید.
پرسشهای متداول
سرفصل حسابها چیست؟
+
فهرست کدگذاریشده همه حسابهایی است که در دفتر کل استفاده میشوند و بهصورت درختی از داراییها، بدهیها، حقوق مالکانه، درآمدها و هزینهها مرتب شدهاند. هر سطر سند به یکی از این حسابها اشاره میکند.
فرق حساب کل، معین و تفصیلی چیست؟
+
حساب کل سرفصل اصلی مثل «موجودی نقد» است، معین جزئیات آن مثل «بانک، حساب جاری اصلی» و تفصیلی ریزترین سطح مثل نام مشتری یا شعبه. در Ledgeriano تفصیلیها به شکل طرف حساب، مرکز هزینه و پروژه روی سطر سند ثبت میشوند.
کدینگ استاندارد حسابداری در ایران چگونه است؟
+
گروهها معمولاً به ترتیب ۱ داراییهای جاری، ۲ داراییهای غیرجاری، ۳ بدهیهای جاری، ۴ بدهیهای غیرجاری، ۵ حقوق مالکانه، ۶ درآمدها، ۷ بهای تمامشده، ۸ هزینهها و ۹ سایر درآمدها و هزینهها هستند. کل دو رقمی و معین چهاررقمی است.
حساب تفصیلی شناور چیست؟
+
تفصیلیای است که به یک معین خاص بسته نیست و میتواند زیر چند معین استفاده شود؛ مثلاً یک مشتری هم در دریافتنی تجاری و هم در اسناد دریافتنی. این کار از تکرار حساب جلوگیری میکند.
چند حساب در کدینگ کافی است؟
+
بیشتر شرکتهای کوچک و متوسط با ۸۰ تا ۲۵۰ حساب (شامل گروهها) بهخوبی کار میکنند. اگر برای هر مشتری یا شعبه حساب میسازید، بهتر است از تفصیلی استفاده کنید.
حساب کاهنده چیست؟
+
حسابی است که مانده مخالف حساب اصلی خود دارد و آن را در صورتهای مالی کاهش میدهد. استهلاک انباشته، ذخیره مطالبات مشکوکالوصول و برگشت از فروش نمونههای رایجاند.
آیا بعد از شروع ثبت اسناد میتوان کدینگ را تغییر داد؟
+
افزودن و تغییر نام حساب همیشه ممکن است، اما تغییر ماهیت یا ساختار حسابهای دارای گردش محدود است تا دفاتر سالم بمانند. تغییرات بزرگ را برای ابتدای سال مالی جدید بگذارید که در Ledgeriano کدینگ مستقل خودش را دارد.
بازبینیشده توسط کارشناسان حسابداری ما. انتشار:
