نرمافزار حسابداری چند شرکتی برای هر شرکتی که اداره میکنید یک دفتر مستقل و کامل نگه میدارد و به شما اجازه میدهد بدون خروج از حساب، بدون فایل اکسل جداگانه و بدون خرید اشتراک دوم، بین شرکتها جابهجا شوید. اگر یک شرکت پخش و یک فروشگاه دارید، هلدینگی با سه شرکت فرعی اداره میکنید یا دفاتر بیست مشتری کوچک را نگه میدارید، این همان ساختاری است که لازم دارید.
در این راهنما توضیح میدهیم حسابداری چند کسبوکار دقیقاً چیست، چه زمانی لازم میشود، شرکتها را چطور ساختاردهی کنید و راهاندازی آن در امکانات Ledgeriano قدمبهقدم چگونه است.
نرمافزار حسابداری چند شرکتی چیست؟
نرمافزار حسابداری چند شرکتی سیستمی است که در آن یک حساب کاربری میتواند مالک چند دفتر مستقل باشد یا به آنها دسترسی داشته باشد؛ برای هر شرکت یک دفتر، بدون هیچ مانده مشترکی بین آنها. هر شرکت سرفصل حسابها، دفتر روزنامه، تراز آزمایشی و صورتهای مالی خودش را دارد. تنها چیزهای مشترک، ورود به سیستم، افراد و (در صورت نیاز) گردشکارهایی است که شرکتها را به هم وصل میکند.
یک تصویر ساده: فایلکابینتی که هر کشوی آن مال یک شرکت است. هر کشویی که کلیدش را دارید باز میشود، اما سندی که در کشوی «الف» بایگانی شده هرگز در جمع کشوی «ب» حساب نمیشود.
چند شرکتی، چند شعبهای یا چند واحدی؟
این اصطلاحها را اغلب بهجای هم به کار میبرند، اما در عمل تفاوت دارند:
| اصطلاح | معنای رایج | تراز آزمایشی جدا؟ |
|---|---|---|
| چند شرکتی | چند شخص حقوقی یا حقیقی، هر کدام با دفتر خودش | بله، برای هر شرکت |
| چند کسبوکار | همان مفهوم، رایج برای صاحبان کسبوکار کوچک | بله |
| چند شعبهای | یک شخص حقوقی با چند محل فعالیت | خیر، یک دفتر با تفکیک شعبه |
| چند واحدی | یک شرکت با تفکیک هزینه بین واحدها | خیر، یک دفتر با مرکز هزینه |
سادهترین آزمون این است: اگر سازمان امور مالیاتی دو مؤدی میبیند، شما دو دفتر لازم دارید.
چه زمانی به حسابداری چند شرکتی نیاز دارید؟
از لحظهای که دو مؤدی، دو شخص حقوقی یا دو مشتری باید صورتهای مالی جداگانه تهیه کنند، به آن نیاز دارید. چند نمونه آشنا:
- یک شرکت پخش و یک فروشگاه متعلق به یک خانواده، که شرکت پخش هر هفته به فروشگاه کالا میفروشد.
- یک هلدینگ با یک شرکت فرعی در دبی (دفاتر دلاری با تقویم میلادی) و یک شرکت در تهران (دفاتر ریالی با تقویم شمسی).
- یک مؤسسه حسابداری که دفاتر ۱۵ مشتری کوچک را نگه میدارد و یک پنل برای همه میخواهد.
- یک کارآفرین که کنار شرکت استارتاپیاش، کسبوکار مشاوره شخصی هم دارد.
- یک سرمایهگذار ملکی که هر ساختمان را در یک شرکت جداگانه نگه میدارد.
نشانههایی که یک دفتر دیگر کافی نیست
- به هر ردیف سند برچسب «نام شرکت» میزنید و گزارشها را با آن فیلتر میکنید.
- پایان هر ماه با کپی کردن معاملات از یک فایل به فایل دیگر شروع میشود.
- مانده دریافتنی یک شرکت هیچوقت با مانده پرداختنی شرکت خواهر نمیخواند.
- نمیتوانید به حسابدار بیرونی فقط دسترسی یک شرکت را بدهید.
- شرکتها ارز یا سال مالی متفاوت دارند و نرمافزار فعلی فقط یکی را پشتیبانی میکند.
دفتر جدا برای هر شرکت یا یک دفتر با برچسب؟
برای اشخاص حقوقی، دفتر جدا برای هر شرکت روش درست است؛ چون هر شرکت باید سال مالی خودش را ببندد، سند اختتامیه خودش را صادر کند و اظهارنامه جداگانه بدهد. یک دفتر با برچسب در ابتدا سادهتر به نظر میرسد، اما خیلی زود مشکلساز میشود.
| پرسش | یک دفتر با برچسب | دفتر جدا برای هر شرکت |
|---|---|---|
| هر شرکت ارز پایه خودش را دارد؟ | خیر | بله |
| سال مالی میتواند متفاوت باشد (مثلاً ۱ فروردین و ۱ ژانویه)؟ | خیر | بله |
| هر شرکت تراز آزمایشی تمیز دارد؟ | فقط اگر هیچ ردیفی بیبرچسب نماند | همیشه |
| میتوان سال مالی یک شرکت را بهتنهایی قفل یا بست؟ | خیر | بله |
| میتوان به حسابدار فقط دسترسی یک شرکت داد؟ | بهندرت | بله، با نقش جدا برای هر کسبوکار |
| احتمال ثبت در شرکت اشتباه | بالا (فراموش شدن برچسب) | پایین (اول شرکت را انتخاب میکنید) |
نکته: برچسب، مرکز هزینه و پروژه را برای تحلیل داخل یک شرکت نگه دارید، مثل فروش به تفکیک منطقه یا هزینه به تفکیک پروژه. برای مؤدیان جدا، کسبوکار جدا بسازید.
هر شرکت چه چیزهایی را مستقل نگه میدارد؟
در Ledgeriano هر کسبوکار کاملاً مستقل است و همین آن را به یک نرمافزار حسابداری چند شرکتی واقعی تبدیل میکند، نه یک دفتر با چند فیلتر. هنگام ساخت کسبوکار، تنظیماتی را انتخاب میکنید که فقط برای همان شرکت اعمال میشود.
ارز پایه
هر شرکت با ارز پایه خودش گزارش میدهد. شرکت بازرگانی در امارات میتواند دفاتر دلاری داشته باشد و شرکت فرعی در ایران دفاتر ریالی. در هر دفتر میتوان سند را با هر ارز فعالی و با نرخ تسعیر ذخیرهشده ثبت کرد و گزارشها به ارز پایه نمایش داده میشوند. جزئیات نرخ و تسعیر در راهنمای حسابداری چند ارزی آمده است.
استاندارد حسابداری و سرفصل حسابها
استاندارد و قالب سرفصل حسابها برای هر کسبوکار جدا انتخاب میشود. قالبهای آماده برای IFRS، US GAAP، سرفصلهای اروپایی به سبک PCG، استانداردهای حسابداری ایران (با کدینگ متداول گروه، کل و معین)، IFRS کشورهای حاشیه خلیج فارس با مالیات بر ارزش افزوده و زکات، و یک سرفصل ساده برای کسبوکارهای کوچک وجود دارد. محتوای هر قالب را در صفحه استانداردهای پشتیبانیشده و نحوه شخصیسازی آن را در راهنمای کدینگ حسابداری ببینید.
تقویم و سال مالی
هر کسبوکار با تقویم میلادی یا هجری شمسی کار میکند و سالهای مالی خودش را دارد. یک شرکت میتواند از ۱ ژانویه تا ۳۱ دسامبر کار کند و شرکت خواهرش از ۱ فروردین تا ۲۹ اسفند. تاریخ قفل، بستن حسابها و بازگشایی سال مالی برای هر کسبوکار جداگانه انجام میشود؛ بستن سال یک شرکت هیچ اثری روی شرکت دیگر ندارد.
یک گروه سهشرکتی واقعی چیزی شبیه این است:
| کسبوکار | نوع شخص | ارز پایه | قالب سرفصل | تقویم | سال مالی |
|---|---|---|---|---|---|
| شرکت پخش البرز | حقوقی | ریال | استانداردهای حسابداری ایران | شمسی | ۱ فروردین تا ۲۹ اسفند |
| فروشگاه زاگرس | حقوقی | ریال | استانداردهای حسابداری ایران | شمسی | ۱ فروردین تا ۲۹ اسفند |
| Alborz Trading FZE (دبی) | حقوقی | دلار | IFRS کشورهای خلیج فارس | میلادی | ۱ ژانویه تا ۳۱ دسامبر |
نقشها و دسترسی کاربران در شرکتهای مختلف
در سیستم چند شرکتی، دسترسی باید برای هر کسبوکار جدا داده شود، نه برای کل حساب. در Ledgeriano هر فرد با ایمیل به یک کسبوکار دعوت میشود و فقط در همان کسبوکار نقش میگیرد. یک نفر میتواند در شرکت پخش «حسابدار» و در شرکت دبی «حسابرس» باشد.
| نقش پیشفرض | اختیارات |
|---|---|
| مالک | همهچیز، از جمله کلیدهای API، نقشهای سفارشی و حذف کسبوکار |
| مدیر | اعضا، تنظیمات و تمام دادههای حسابداری |
| حسابدار | ثبت، قطعیسازی و برگشت اسناد؛ مدیریت حسابها، طرفحسابها و سال مالی |
| دفتردار | ثبت و ویرایش سند موقت؛ بدون امکان قطعیسازی یا برگشت |
| حسابرس | دسترسی فقطخواندنی به دفاتر، گزارشها و ردپای حسابرسی |
| مشاهدهگر | مشاهده حسابها، اسناد و گزارشها |
مالک میتواند با مجوزهای جزئی، نقش سفارشی هم بسازد. همه تغییرات در ردپای حسابرسی ثبت میشود و هر کاربر میتواند ورود خود را با احراز هویت دو مرحلهای محافظت کند.
یک تقسیم کار عملی برای گروه کوچک
- مدیر مالی گروه، مالک همه کسبوکارهاست.
- دفتردار تازهکار در دو فروشگاه سند موقت ثبت میکند و حسابدار ارشد آنها را بررسی و قطعی میکند.
- حسابرس مستقل فقط برای دوره حسابرسی نقش «حسابرس» میگیرد و پس از آن حذف میشود.
هزینه با چه کسی است؟ پرداخت اعتباری به حساب مالک
Ledgeriano با اعتبار و بهصورت پرداخت بهاندازه مصرف کار میکند و هزینه هر عملیات از حساب مالک همان کسبوکاری کسر میشود که عملیات در آن انجام شده است. اگر حسابدار بیرونی شما ۲۰۰ سند در شرکتتان ثبت کند، اعتبار از حساب شما کم میشود، نه از حساب او. این روش برای گروهها قابل پیشبینی و برای مؤسسات حسابداری که داخل دفاتر مشتری کار میکنند منصفانه است.
بستههای اعتبار و هزینه اعتباری هر عملیات (ساخت کسبوکار، ثبت سند، فراخوانی API، اجرای گردشکار و غیره) را مدیر سیستم تعیین میکند. حسابهای جدید اعتبار رایگان اولیه دریافت میکنند. پرداخت با رمزارز یا واریز بانکی (پس از تأیید مدیر) انجام میشود. تعرفه فعلی در صفحه قیمتها است.
مبانی تلفیق و حذف معاملات بین شرکتی
تلفیق یعنی ترکیب صورتهای مالی شرکت اصلی و شرکتهای فرعی، طوری که انگار یک واحد اقتصادیاند؛ و حذف معاملات بین شرکتی یعنی کنار گذاشتن معاملات و ماندههای بین آنها تا گروه به خودش فروش گزارش نکند. هم در IFRS 10 (در سایت بنیاد IFRS) و هم در استاندارد حسابداری ایران درباره صورتهای مالی تلفیقی، ماندهها، معاملات، درآمدها و هزینههای درونگروهی بهطور کامل حذف میشوند.
چه اقلامی حذف میشود؟
- حسابهای دریافتنی و پرداختنی بین شرکتی. طلب شرکت پخش از فروشگاه و بدهی فروشگاه به شرکت پخش یکدیگر را خنثی میکنند.
- فروش و خرید درونگروهی. درآمد فروشنده و بهای خرید خریدار حذف میشود.
- سود تحققنیافته در موجودی کالا. اگر فروشگاه هنوز کالای خریداریشده از شرکت پخش را دارد، سود شرکت پخش از بهای موجودی گروه کم میشود.
- سرمایهگذاری و حقوق مالکانه. سرمایهگذاری شرکت اصلی در شرکت فرعی با سرمایه شرکت فرعی حذف میشود.
- سود سهام، وام و سود وام درونگروهی.
یک مثال عددی
شرکت پخش البرز کالایی به بهای تمامشده ۲۴ میلیارد ریال را به ۳۶ میلیارد ریال به فروشگاه زاگرس میفروشد. در ۲۹ اسفند، همه کالا هنوز در انبار فروشگاه است و پولش پرداخت نشده.
| قلم (میلیارد ریال) | شرکت پخش | فروشگاه | حذف | گروه |
|---|---|---|---|---|
| فروش | ۳۶ | ۰ | (۳۶) | ۰ |
| بهای تمامشده کالای فروشرفته | ۲۴ | ۰ | (۲۴) | ۰ |
| موجودی کالا | ۰ | ۳۶ | (۱۲) | ۲۴ |
| حسابهای دریافتنی (از فروشگاه) | ۳۶ | ۰ | (۳۶) | ۰ |
| حسابهای پرداختنی (به شرکت پخش) | ۰ | ۳۶ | (۳۶) | ۰ |
گروه موجودی را به بهای اولیه ۲۴ میلیارد ریال گزارش میکند و هیچ سودی شناسایی نمیکند، چون کالا هنوز از گروه خارج نشده است.
هشدار: حذف فقط وقتی کار میکند که دو طرف با هم بخوانند. اگر شرکت پخش ۳۶ میلیارد ثبت کرده باشد و فروشگاه ۳۵٫۴ میلیارد (یا اصلاً فاکتور را ثبت نکرده باشد)، باید پیش از تلفیق اختلاف ۶۰۰ میلیون ریالی پیدا شود. همین مهمترین دلیل خودکار کردن ثبت طرف دوم است.
جایگاه Ledgeriano در این فرایند
Ledgeriano دفاتر هر شرکت را جدا نگه میدارد و صورتهای مالی هر کسبوکار (صورت وضعیت مالی، صورت سود و زیان، صورت جریانهای نقدی، صورت تغییرات در حقوق مالکانه و تراز آزمایشی) را با مقایسه سال قبل و خروجی CSV تهیه میکند. کاربرگ تلفیق را جایگزین نمیکند، اما بیشتر کار پشت آن را حذف میکند: گردشکارهای بین شرکتی همان لحظه که سند در یک شرکت قطعی میشود، سند متناظر را در شرکت دیگر ثبت میکنند تا مانده دریافتنی و پرداختنی ریال به ریال بخواند. نحوه راهاندازی را در راهنمای ثبت خودکار معاملات بین شرکتی ببینید.
راهاندازی مدیریت چند شرکت در یک نرمافزار
اگر ماندههای افتتاحیه آماده باشد، راهاندازی هر شرکت حدود ۱۵ دقیقه طول میکشد.
- حساب کاربری بسازید و ایمیل را تأیید کنید. حساب جدید با اعتبار رایگان شروع میشود.
- اولین کسبوکار را بسازید. نام، نوع شخص (حقیقی یا حقوقی)، کشور و منطقه، استاندارد حسابداری، ارز پایه و تقویم را وارد کنید.
- سال مالی و قالب سرفصل را انتخاب کنید. سال مالی پیشنهادی را بپذیرید یا تاریخ شروع دلخواه (مثلاً ۱ فروردین ۱۴۰۵) بدهید و یک قالب سرفصل انتخاب کنید (یا با سرفصل خالی شروع کنید).
- انواع سند را بررسی کنید. هر کسبوکار با انواع سند عمومی، فروش، خرید، دریافت، پرداخت، حقوق و دستمزد، اصلاحی، افتتاحیه و اختتامیه شروع میشود.
- طرفحسابها را تعریف کنید. مشتریان و تأمینکنندگان را با کد (مثلاً C001 و S001) بسازید. شرکت خواهر را در هر دفتر بهعنوان طرفحساب تعریف کنید.
- سند افتتاحیه را ثبت کنید: یک سند قطعی به تاریخ روز اول سال مالی.
- برای هر شرکت تکرار کنید. هر کسبوکار مستقل است و تنظیماتش میتواند متفاوت باشد.
- اعضا را دعوت کنید و برای هر کسبوکار نقش جدا بدهید.
- شرکتها را به هم وصل کنید: با گردشکار اگر با هم معامله میکنند و با API حسابداری اگر فروشگاه اینترنتی یا نرمافزار فروش باید خودکار سند ثبت کند.
قراردادهای نامگذاری و کدینگ که بعداً وقت صرفهجویی میکند
- در شرکتهایی که قالب یکسان دارند، کد حسابها را یکسان نگه دارید تا گردشکار و گزارش سادهتر شود.
- شرکت خواهر را در همه دفاتر با یک کد طرفحساب ثابت تعریف کنید.
- نام شرکت را در نام کسبوکار بیاورید، نه در شرح اسناد.
اشتباهات رایج در حسابداری هلدینگ و گروه شرکتها
بیشتر مشکلات دفترداری گروهی از چند عادت ساده میآید:
- ثبت دستی معاملات بین شرکتی در دو دفتر. دو نفر، دو تاریخ، دو مبلغ. طرف دوم را خودکار کنید یا دستکم ماهانه تطبیق دهید.
- پرداخت هزینه یک شرکت از حساب بانکی شرکت دیگر بدون ثبت سند بین شرکتی در هر دو دفتر.
- ثبت فاکتور ارزی بدون نرخ. فاکتور دلاری در دفتر ریالی به نرخ تسعیر در تاریخ سند نیاز دارد.
- بستن سال یک شرکت پیش از تطبیق ماندههای بین شرکتی. اول تطبیق، بعد سند اختتامیه.
- دادن نقش مدیر به همه. دفترداری که بتواند سند را قطعی یا برگشت بزند، مرحله بررسی را که جلوی خطا را میگیرد حذف میکند.
- فراموش کردن اینکه هزینه با مالک است. پیش از ورود انبوه اطلاعات، مانده اعتبار را بررسی کنید تا فراخوانیهای API وسط کار متوقف نشود.
آیا نرمافزار حسابداری چند شرکتی ارزشش را دارد؟
برای دو شرکت یا بیشتر که با هم معامله میکنند یا کارکنان مشترک دارند، بله. ساعتهایی که صرف ثبت دوباره معاملات میشد آزاد میشود، هر شرکت تراز آزمایشی تمیز دارد و میتوانید بدون افشای اطلاعات شرکتهای دیگر دسترسی بدهید. برای مقایسه گزینهها، صفحه مقایسه اکسل، نرمافزار دسکتاپ و Ledgeriano را ببینید و تعریف اصطلاحات این راهنما را در واژهنامه حسابداری بخوانید.
پرسشهای متداول
تفاوت نرمافزار حسابداری چند شرکتی و چند شعبهای چیست؟
+
در نرمافزار چند شرکتی هر شرکت دفتر، تراز آزمایشی و سال مالی مستقل دارد. در حالت چند شعبهای، شعبهها بخشی از یک شخص حقوقیاند و در یک دفتر با تفکیک شعبه یا مرکز هزینه ثبت میشوند.
آیا میتوان چند شرکت را با یک حساب کاربری مدیریت کرد؟
+
بله. در Ledgeriano یک حساب کاربری میتواند مالک چند کسبوکار باشد یا به کسبوکارهای دیگران دعوت شود. هر کسبوکار دفتر، ارز، سال مالی و اعضای خودش را دارد و از داشبورد بین آنها جابهجا میشوید.
آیا هر شرکت میتواند ارز و سال مالی متفاوت داشته باشد؟
+
بله. ارز پایه، استاندارد حسابداری، تقویم (شمسی یا میلادی) و سال مالی برای هر کسبوکار جدا تنظیم میشود. یک شرکت ریالی با سال مالی از ۱ فروردین و یک شرکت دلاری با سال مالی میلادی میتوانند کنار هم باشند.
آیا نرمافزار حسابداری هلدینگ صورتهای مالی تلفیقی را خودکار تهیه میکند؟
+
Ledgeriano صورتهای مالی کامل هر کسبوکار را تهیه میکند و با گردشکار، ماندههای بین شرکتی را هماهنگ نگه میدارد که سختترین بخش تلفیق است. کاربرگ تلفیق (جمع شرکتها و ثبت حذفیات) از روی همین گزارشها، مثلاً خروجی CSV، تهیه میشود.
دسترسی کاربران در شرکتهای مختلف چطور تعیین میشود؟
+
دسترسی برای هر کسبوکار جداست. فرد را با ایمیل دعوت میکنید و در همان کسبوکار نقشی مثل حسابدار، دفتردار یا حسابرس به او میدهید. مالک میتواند نقش سفارشی هم بسازد.
اگر حسابدار بیرونی در دفاتر شرکت من کار کند، هزینه با کیست؟
+
با مالک کسبوکار. هزینه اعتباری عملیاتی مثل ثبت سند یا فراخوانی API از حساب مالک همان کسبوکار کسر میشود، نه از حساب عضوی که عملیات را انجام داده است.
آیا شعبهها را باید کسبوکار جدا تعریف کرد؟
+
فقط اگر مؤدی جداگانه باشند یا صورت مالی مستقل لازم داشته باشند. شعبههای یک شخص حقوقی معمولاً با مرکز هزینه یا پروژه در یک دفتر بهتر مدیریت میشوند.
بازبینیشده توسط کارشناسان حسابداری ما. انتشار:
